El procedimiento para hacer el check-in desde Roomdoo es el siguiente:
Y aquí tienes todos los detalles paso a paso:
- Se accede a la reserva cuya entrada sea hoy, ya sea con el número de reserva o desde el planning de reservas.
- Se pulsa en la pestaña Reserva → Huéspedes.
- Se revisa si el número de huéspedes es correcto. Si se desea añadir un huésped, hay que hacer clic sobre los tres puntos, aumentar el número de huéspedes (siempre acorde a la capacidad máxima de la habitación) y guardar.
- Se pulsa el botón “Iniciar check-in” y posteriormente en “Comenzar check-in”.
- Se elige la segmentación del cliente según las opciones.
- A continuación, se introducen los datos del cliente, donde se ofrecen varias opciones:
A. Asistente de check-in: Un asistente guía de forma sencilla para cubrir los datos.
B. Escanear documento: Usando la cámara se realiza el escaneo del documento del cliente y se autocompletan los campos.
C. Buscar cliente habitual: Si el cliente se ha alojado en alguna ocasión en el hotel se puede escribir su número de identificación y Roomdoo cargará su ficha de cliente directamente.
D. Formulario clásico: Se cubren todos los datos en la misma hoja de forma manual.
Sea cual sea la opción elegida (salvo si el cliente ya está registrado), hay que cumplimentar los siguientes campos, que se pueden guardar incluso sin haber hecho el check-in:
- País del documento.
- Tipo de documento.
- Nº de documento.
- Nombre completo.
- Fecha de nacimiento.
- Nacionalidad.
- Datos de contacto (email, teléfono, etc.).
- Dirección completa.
Tras completar los datos de cada huésped, hay que pulsar en Marcar llegada para finalizar el check-in:
Cuando se haya hecho el check-in de todos los huéspedes la reserva pasará a tener estado Inhouse, marcando que todos los huéspedes están dentro.
Otra opción que ofrece Roomdoo es el Pre check-in, enviando un enlace al huésped antes de su llegada para que él mismo complete los datos en el momento.
Para ello, en la pestaña Reserva, hay que pulsar en Enlace público del folio y enviarlo por email.
Por último, también es factible el Pre Check-in para reservas futuras, accediendo a la pestaña Huéspedes → Registrar pre check-in y siguiendo los mismos pasos que para el check-in que se realizaría el día de la llegada. El día que el huésped llegue, como ya está el pre check-in hecho, solamente habrá que Marcar llegada.